Case Study

Hur man integrerar teknologier för en personifierad eventupplevelse

Branch: Läkemedelsindustri

Tjänst: en mobilapp för events togs i bruk på ett nationellt säljmöte

Plats: Florida, USA

Målsättning

Ett multinationellt läkemedelsföretag som har jobbat tillsammans med CWT Meetings & Events sedan 2011 ville introducera en mobilapp för sitt nationella säljmöte som hölls i Florida i januari 2020.

Kunden ville ha en sömlös integration mellan sin registreringssajt och en mobil eventapp som säkrade personifiering på hög nivå för konferensens 450 deltagare som alla hade en egen skräddarsydd agenda.

Målet var att skapa en papperslös upplevelse för deltagarna före och under eventet som gav dem tillgång till en personifierad agenda via appen och därtill detaljerad information i anslutning till platsen för konferensen, login och resorna. Detta för att säkra att de som var med för första gången, och också de som inte kände till destinationen, hade tillgång till en infotjänst i sin mobilapparat.

Utmaningen

Eftersom var och en av de 450 deltagarna hade en egen personifierad tidtabell för detta fyra dagars säljmöte, från plenarsessioner till workshops och möten på tumanhand, var det viktigt att få kommentarer på förhand från deltagarna för att säkra ett lyckat event och möta kundens krav.

Med en kort ledtid om endast tre dagar var det nödvändigt för CWT Meetings & Events´ Web & Attendee Management-team att fokusera all sin uppmärksamhet på att skapa den krävda enhetliga lösningen.

Lösningen

CWT Meetings & Events tog fram en skräddarsydd mobil eventapp genom att använda CrowdCompass-teknologi från Cvent.

Deltagarinformationen som samlats in från eventets webbregistreringssajt användes för att förpopulera appen på så sätt att deltagarna sändes en e-postlänk där de kunde ladda ner appen före säljmötets start.

Appen omfattade eventets alla 609 möjliga sessioner för att säkra det att varje deltagare fick sin egen personifierade agenda och hade information gällande resan till mötet, en karta över de många våningarna på mötesplatsen och sin logi.

Namnbrickornas printande och check-in på platsen integrerades med registreringssajten genom att använda Cvents OnArrival-plattform där deltagarna automatiskt noterades som närvarande i rapporteringen efter att de checkat in vid en speciellt före detta avsedd disk.

Marco Ogsimer, Manager, Web & Attendee Management Operations hos CWT Meetings & Events, övervakade appens flexibla introduktion under den fyra dagar långa konferensen och såg samtidigt till att deltagarna kände sig säkra då de använde teknologin; man hade också stödpersoner på plats för att hjälpa till om någon behövde hjälp.

Resultat

Konferensen fick synnerligen positiva resultat i undersökningen; läkemedelskunden bekräftade att man hade planer på att använda samma teknologi för sitt nästa stora möte som arrangerades månaden därpå.

Genom att integrera registreringssajten med den mobila eventappen fick deltagarna en betydligt mer sömlös upplevelse och kunden hade möjlighet att möta sina mål som gällde att skapa en personifierad, lättanvänd tidtabell för varje deltagare.

Undersökningen efter eventet gav appen en rating om i snitt 4,2 på skalan 1 – 5, samtidigt som den ”enkla och flexibla check-in-processen och utskrivningen av namnbrickorna” gavs en rating om 4,8. Marco Ogsimer sade: ”Deltagarresponsen sade att appen var lätt att ladda ner och använda.”

Snabba fakta

Undersökningen efter eventet gällande appen gav en rating om i snitt 4,2 på skalan 1 – 5
Synnerligen positiv respons
Kunden bekräftade sin avsikt att jobba på nytt med CWT Meetings & Events

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Find out more