El objetivo era coordinar una conferencia de principio a fin, lo cual incluyó desarrollo web, gestión del registro, gestión del espacio y relaciones con personal de apoyo y proveedores. El evento recibió 6,000 empleados de todas partes del mundo y contó con un presupuesto de seis millones de dólares, incluyendo el alojamiento y la conferencia de cuatro días “Liderazgo en Ventas Mundiales”.
El cliente necesitaba que la gestión end-to-end y el apoyo en el sitio fueran óptimos para garantizar que la ejecución fuera perfecta a pesar de que el evento requería múltiples hoteles para los 6000 asistentes.
Para encarar el reto inmediato, se asignó a un líder de proyecto dedicado para encargarse de todo el equipo de proyecto junto con el gerente del proyecto del cliente. Para los momentos clave del evento, el liderazgo del proyecto tuvo el apoyo de planificadores de reuniones.
Asimismo, se nombró un gerente del sitio web de registro que también se encargó de la comunicación con el cliente y los invitados y también recibió apoyo de miembros de equipo en momentos clave. Nos apoyamos en cinco miembros del personal para apoyar en el sitio durante la conferencia y en 15 empleados del cliente: este equipo trabajó armónicamente para que la experiencia se desarrollara sin problemas.
El proceso en el sitio se automatizó por completo utilizando el número de confirmación que se les proporcionó a los invitados durante el registro, y trabajamos con el cliente para comprender los objetivos de cada parte del evento.
El resultado fue que los asistentes se llevaron de la conferencia los conocimientos por los que habían asistido. Además, se fortalecieron sus lazos con la empresa a través de oportunidades para hacer contactos y cómodos breaks.
Todos los años trabajamos con este cliente para realizar sus eventos en torno a una nueva meta que se crea para promover al máximo el involucramiento y satisfacción de los empleados. Hacemos nuestras estas metas y nos ponemos en los zapatos del asistente para crear experiencias extraordinarias.
Contáctenos hoy para saber lo que desea.