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De la evolución a la revolución: Transformación de un programa maduro en SMM

Estudio de caso

Industria: Gran proveedor de tecnología de consumo

Servicio: Alinear la estrategia de reuniones y eventos con la estrategia general de la empresa

Ubicación: Global

El objetivo

CWT Meetings & Events colaboró con un importante proveedor de tecnología de consumo, llevando su maduro programa de gestión estratégica de reuniones al siguiente nivel.  Con un alto índice de adopción y satisfacción de los clientes, querían encontrar una forma de ofrecer una experiencia consultiva a sus clientes. Las partes interesadas consideraban que los servicios de planificación habían disminuido debido a los procesos intensivos en mano de obra y a la política rígida.

Los requisitos de la transformación incluían entrevistar a las principales partes interesadas y comprender los puntos débiles del desarrollo de un programa exitoso de gestión estratégica de reuniones. También, mantenerse al día con los cambios constantes, inspirar a los consumidores, impulsar el valor estratégico y reorganizar los equipos.

El desafío

El cliente crece constantemente en volumen de reuniones y tiene un impulso constante de cambio. Por lo tanto, buscan formas de ser innovadores.

CWT M&E tuvo que conseguir la aprobación periódica de las principales partes interesadas y socios de los clientes para racionalizar su estrategia de gestión de reuniones estratégicas.

La solución

Teniendo en cuenta los requisitos del cliente, se logró una tasa de adopción del 95% mediante el uso de conocimientos y procesos profundos y la asignación del personal adecuado.

Tras conseguir la cuenta en 2010, solo había ocho personas en funciones operativas para atender la cuenta. Por lo tanto, se prestó mucha atención a la contratación de los talentos adecuados y a la asignación de sus funciones para que tuvieran éxito. Además del modelo de dotación de personal, hubo otros avances:

  • Mecanismos centrales de seguimiento de los créditos de anulación
  • Ajuste de las estrategias de aprovisionamiento y de las tácticas de negociación
  • Alineación estratégica con el proveedor de viajes del cliente
  • Presentación de un especialista en tecnología

El desarrollo de estos programas garantizó la alta calidad del servicio, mientras que: 

  • Realización de sólidas revisiones comerciales trimestrales con el cliente, lo que permitió a las partes interesadas ver el valor de lo que se estaba entregando.
  • Implementar un programa anual de reconocimiento para mostrar la capacidad de pensar de forma más creativa y mejorar la adopción interna de nuestros programas. Especialmente asignando embajadores de marca internos para que cuenten su historia.
  • Hicimos que una organización externa llevara a cabo una encuesta anónima para entrevistar a todas las partes interesadas e investigar sus puntos débiles que debían ser resueltos.

Los resultados

La incorporación de la cultura y los valores de la empresa del cliente en el servicio de CWT M&E, sin dejar de cumplir, dio lugar a la renovación del contrato en 2016. Es una muestra de la sólida relación que establecemos con un cliente y de los resultados sólidos y medibles que CWT M&E les ha proporcionado. Firmaron una renovación del contrato por seis años y también ampliaron el alcance de los servicios ofrecidos.

  • Capacidad para impulsar el rigor de SMM mientras se realizan eventos increíbles
  • Personas (Formación y cultura)
  • Un reto respetuoso para impulsar el valor estratégico

Datos clave

  • 24% de ahorro medio
  • 4,8 sobre 5 de satisfacción del cliente
  • Creación de asociaciones clave

Le traemos una nueva era sin límites a las reuniones y eventos

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