La solución
La solución del equipo se basó en un programa compartido, en el que el evento para los clientes se celebraba desde el lunes a la hora de comer hasta el miércoles a la hora de comer. El evento para el personal de ventas tuvo lugar desde el miércoles al mediodía hasta el viernes a media tarde. De este modo, se consiguió aumentar la eficiencia del propio personal del cliente que asistía a ambos eventos y consolidar el gasto con los proveedores locales, lo que aumentó el ahorro.
Tras una exhaustiva búsqueda en una docena de destinos europeos, se eligió el histórico Hotel Corinthia de Budapest (Hungría) como sede del evento.
"Además de ser una ciudad histórica y cultural, Budapest ofrece una excelente relación calidad-precio. Tenemos una larga relación con los proveedores y un poder de compra global que nos permite negociar ahorros, lo que supone importantes descuentos en comparación con el cliente que va directamente", dijo el director de cuentas de CWT Meetings & Events.
CWT M&E proporcionó un software especializado en la gestión de los asistentes para permitir que ambos grupos se inscribieran en el evento y en el alojamiento. Permitió a los asistentes seleccionar las sesiones de trabajo preferidas y programar reuniones con los ejecutivos del anfitrión. En el lugar, los asistentes pudieron acceder a la última tecnología de aplicación web con los detalles del programa, los ponentes, los patrocinadores y las ocasiones de establecer contactos.
La impecable producción del evento, desde la iluminación hasta la escenografía, garantizó la claridad de las presentaciones del director general. Los patrocinadores estuvieron presentes para conseguir nuevos contactos en colaboración con la empresa de software. Se hizo que los clientes se sintieran valorados con una invitación a un museo ferroviario cercano para una recepción nocturna informal, al estilo de un mercado local húngaro, completa con cervezas locales, vinos y entretenimiento.
A medida que el exitoso evento para clientes se acercaba a su fin, CWT Meetings & Events diseñó deliberadamente un cambio de ritmo para iniciar el evento de ventas global. Los mejores valores de producción, incluyendo la puesta en escena y el equipo audiovisual de alta calidad, garantizaron que los líderes de la empresa pudieran presentar diversas estrategias y reconocer el éxito de todo el equipo. Un ejercicio interactivo de formación en ventas reunió a los colegas en equipos transfronterizos para impulsar la creación de redes.
El factor sorpresa lo aportó una cena de gala, diseñada de forma creativa por el equipo de CWT Meetings & Events, con la temática de Harry Potter. La cena se celebró de nuevo en el museo del ferrocarril -con el Expreso de Hogwarts-, donde se anunciaron los ganadores del programa anual de incentivos y se les premió ante sus compañeros.
