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Una conferencia de primer nivel con un toque caribeño

Estudio de Caso

 

Industria: Automotriz

Servicio: Gestión end-to-end de conferencia anual para licenciatarios de renta de vehículos

Ubicación: República Dominicana

Objetivo

Uno de los principales proveedores de vehículos para renta deseaba celebrar su conferencia anual para licenciatarios en la región de América Latina y el Caribe (LAC). CWT Meetings & Events ya había proporcionado al cliente servicios de gestión end-to-end para su conferencia anual para licenciatarios en Europa, Medio Oriente y Africa (EMEA) en varias ocasiones, incluyendo la unificación de su formato de eventos. Así, la empresa solicitó a CWT M&E que tomara las riendas en la región LAC por primera vez para organizar una conferencia integrada de cuatro días para 150 delegados. El propósito de la conferencia anual es que los licenciatarios se reúnan con el equipo de liderazgo ejecutivo, compartan mejores prácticas, hablen sobre sus objetivos, reconozcan el desempeño y promuevan el trabajo en equipo.

Reto

La conferencia en la región LAC tenía que reflejar el formato de eventos previos llevados a cabo en EMEA. Esto significó elevar el estándar de la conferencia para garantizar el retorno de la inversión.

Respuesta

La conferencia perfecta comenzó con la elección de un excelente espacio. Algunos puntos a favor fueron las instalaciones para la conferencia: salón principal, salones de juntas y espacios para oficinas, todo ello vinculado por el área de recepción.

Para asegurarse de que la experiencia de los delegados se llevar a cabo sin contratiempos, CWT M&E preparó un sitio web para el registro y brindó apoyo en el sitio durante toda la conferencia. El sitio de registro tenía un enlace a otro sitio en el que los delegados podían reservar sus habitaciones en el hotel. CWT M&E proporcionó también audio y video de alta tecnología y construcción de escenarios. Expertos en audio y video del Reino Unido trabajaron con el equipo local para instalar y operar el equipo.

La conferencia se llevó a cabo en un resort todo incluido, así que no había necesidad de salir a cenar; se eligió un restaurante/club nocturno para la preparación del bufet.

Para reducir los costos al mínimo, Jo, una de las gerentes de la cuenta, recomendó a los invitados que compartieran el transporte cuando fuera posible.

Reunir a los licenciatarios de las dos marcas del grupo requirió planeación estratégica. El primer día tuvimos una reunión informal para tomar una copa en la que los delegados pudieron conocerse unos a otros y al equipo de liderazgo; junto con Sarah, la otra gerente de la cuenta, Jo buscó que los colegas de diferentes países se sentaran juntos en el bufet después de las copas

El sentimiento de identidad organizacional se promovió mediante:

  • Actividades amigables de fortalecimiento de equipos
  • Colores de la marca en el bar tiki del hotel para el coctel de bienvenida
  • Escultura de arena gigante del logotipo de la empresa, iluminada durante la fiesta en la playa y reutilizada en un evento de fortalecimiento de equipos
  • Performance espectacular en una cena fuera del sitio con luces LED de la marca

Resultados

Al trabajar de cerca con el cliente y sus proveedores preferidos, el formato unificado de la conferencia se pudo aplicar en LAC. Gracias a la relación de confianza con CWT M&E, el cliente aceptó las recomendaciones para que la conferencia fuera fabulosa sin salirse del presupuesto.

  • Los delegados disfrutaron de una experiencia perfecta gracias al sitio de registro en línea a la medida, el apoyo en el sitio y la eficaz logística
  • CWT M&E utiliza conocimientos sobre el mercado local para elegir espacios con excelentes salas de reunión que mejoren la calidad de la conferencia
  • El reconocimiento de marca se logra con la constante presencia de elementos visuales en gran formato y relacionando cuidadosamente a los invitados en situaciones sociales y durante actividades de fortalecimiento de equipos

Datos clave

  • Gestión de conferencia end-to-end
  • 150 personas de diferentes lugares
  • El cliente renovó su contrato

 


“El éxito de esta conferencia nos tiene ahora buscando el espacio para el evento del próximo año, que va a ser en Miami,” Sarah, gerente de cuenta.

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