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Eventos mais seguros com uma certificação aprimorada para o gerenciamento de riscos do Covid-19

Estudos de caso

Segmento: Serviços de consultoria

Serviço: Design de eventos virtuais,
gestão de protocolos de segurança,
redução da emissão de carbono

Local: Itália

Objetivo

Após alguns meses de trabalho remoto devido à pandemia, um cliente procurou organizar um evento ao vivo assim que as restrições locais o permitissem. Sua equipe de vendas estava separada há muito tempo. O cliente queria planejar uma conferência de vendas interna de 1 dia para apresentar novos produtos, faturamento e planos futuros.

Com 100 funcionários de vendas para se atualizar aos novos produtos e coloca – lós em evidência, o evento também precisava de uma identidade visual sólida e um plano de comunicação envolvente de ponta a ponta.

Desafio

Com poucos sinais de eventos ao vivo se tornando uma possibilidade, a CWT convenceu o cliente de que a virtualização seria a melhor e mais segura escolha. Depois de concordar, o cliente pediu para manter os custos baixos enquanto tinha todos os nove palestrantes presentes ao vivo de um local central. Eles também solicitaram apoio e melhores práticas para evitar riscos de infecções por Covid-19.

Selecionamos este evento como o primeiro a receber uma nova certificação ISO tanto para o gerenciamento de risco pandêmico quanto para o gerenciamento sustentável de eventos: ISO 20121. Além de projetar e gerenciar o evento em si, nossas equipes tiveram que conduzir todos os protocolos de segurança enquanto reduziam o impacto sustentável do projeto para receber a certificação.

Solução

om o triplo objetivo de projetar um evento de sucesso, reduzir seu impacto ambiental e gerenciar todos os protocolos de segurança, nossos consultores de eventos começaram por atuar como o principal ponto de contato entre o cliente, os palestrantes e todos os fornecedores.

Após inspeções específicas em locais potenciais ao redor da região, rapidamente identificamos a sede do cliente como o local mais seguro e sustentável para hospedar nove alto-falantes, evitando as transferências de muitos pessoas através de longas distâncias.

Nossos projetistas de eventos fizeram um brainstorming com o cliente para entender melhor seus objetivos, participantes e expectativas. Ficou claro que para alcançar os objetivos do cliente, o evento precisava ficar do lado "sério" com sessões sobre produtos e estratégia de negócios. Também exigiu um bom equilíbrio de entretenimento e positividade, com os participantes separados por tanto tempo. Criamos um tema de evento criativo orientado para o futuro que se tornou a base para todas as comunicações, incluindo visuais e apresentações digitais. Também montamos um pacote de cuidados, totalmente marcado com o tema do evento, para enviar a cada participante contendo presentes de origem local e um kit de coquetel criativo.

Para cumprir os regulamentos locais da Covid e receber a certificação, nossas equipes revisaram os protocolos de cada fornecedor, assim como os do cliente. Criamos novos formulários e aprovações, protocolos no local para limitar os riscos de infecções, tais como distanciamento social, microfones individuais e micro-bolhas para evitar a mistura de diferentes grupos.

Resultados

Os protocolos foram respeitados em todos os momentos: os alto-falantes mantinham distâncias fixas no set, era proibido mais de três ao mesmo tempo no palco; os procedimentos de saneamento eram seguidos; nosso pessoal e diretor ficavam em salas separadas, e as bolhas não se misturavam. Nenhuma infecção foi relatada.

Todos os requisitos foram cumpridos para receber o credenciamento oficial do evento compatível com a Covid e sustentável - uma novidade para o cliente e para a CWT!

Os oradores e participantes relataram excelente comunicação e coordenação. Eles deram um feedback altamente positivo, mencionando que o formato digital lhes permitiu alcançar seus objetivos.

Quick facts

  • Recebeu uma nova certificação: ISO 20121 para gestão de riscos pandêmicos e eventos sustentáveis
  • Nenhuma infecção foi relatada
  • 45% de economia de custos ao se tornar virtual

 


“Parabéns pela organização fantástica deste EVENTO ÚNICO”
“Obrigado a todos e parabéns pela excelente organização!”
“Aplausos virtuais”

Feedback dos participantes

Uma nova e ilimitada era no universo dos eventos

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